新余市电子与纸质文件材料归档工作稳步推进

今年7月，新余市数字档案管理平台正式上线运行，全市共有170多个立档单位在平台上开展电子文件的收集、整理、归档、提交审核等工作，新余市步入了电子与纸质文件材料“双轨归档”新征程。

2013年7月，新余市各行政事业单位全面推广数字化综合办公系统，基本上实现了政务信息数字化、政务流程网络化、办公过程无纸化，全市各单位依托平台办公产生了大量的电子公文，标志着该市的非涉密文件材料由传统的纸质文件材料向电子文件材料转型。与此同时，新余市数字档案馆筹建工作也正式起步。

为加强对这些电子公文的管理，确保电子公文的安全保管和有效利用，7月初，新余市档案局整合全局业务指导人员，根据国家档案局相关规定,切实坚持电子与纸质档案双套管理制，对全市各部门划分指导责任区，拉开了全市2013年度电子与纸质文件材料收集与整理工作的序幕。

经过近2个月的努力，目前已有近百家单位完成了2013年度电子文件整理归档工作，纸质文件材料归档工作同步推进。归档过程坚持以下原则：电子档案与纸质档案分步归档原则。电子档案由各立档单位档案员在市档案局业务人员的指导下，在本单位的数字档案室进行归档，纸质档案实行传统的“三集中”归档方法。纸质与电子档案件号一一对应的原则。各单位在办公平台生成的电子文件材料导入本单位数字档案室归档后，生成了电子文件材料件号，之后由各单位档案员将本单位划分为永久和定期30年的电子文件材料打印一份正式纸质文件材料（包含文件处理流程单），在纸质文件材料归档过程中应确保与对应的电子文件材料件号一致。电子档案真实原始的原则。在收集和整理电子文件材料的过程中，注意收集它在生成、处理、接收过程中生成的背景信息和元数据，以保障电子档案的真实原始性。纸质档案齐全完整的原则。由于办公平台坚持“上网不涉密，涉密不上网”，为完整保存历史，记录各单位依法行政过程，各单位必须将本单位公务活动中产生的相当一部分涉密和业务文件材料收集齐全，以确保纸质文件材料齐全完整。

新余市档案局 黎洁珍