关于规范全省农机购置补贴档案管理的通知
赣农机综﹝2015﹞44号
各市、县（区）农机局（站）：
为确保农机购置补贴档案（以下简称补贴档案）资料完整准确，根据农业机械购置补贴政策及档案管理相关规定，结合我省实际，现就规范我省补贴档案管理通知如下：
一、补贴档案管理原则
补贴档案管理遵循“谁经办、谁收集、谁整理”的原则，严格按照规定及程序开展收集、整理、立卷、归档等工作，确保妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损。
二、补贴档案分类
补贴档案分类以方便归档整理和检索利用为原则。依据补贴档案内容及其作用特点，分为管理性文件资料、补贴资金申请、补贴资金管理、监督与投诉等四大类。
（一）管理性文件资料类。主要是在落实农业机械购置补贴政策过程中，形成的政策性、规范性、制度性的文件，以及各项工作材料。
1.地方政府出台的农业机械购置补贴政策性文件；
2.各地出台的农业机械购置补贴规范性文件；
3.落实农业机械购置补贴政策相关会议纪要及纪录；
4.农业机械购置补贴工作总结、督查总结、调研材料，以及政策宣传、信息公开、廉政风险防控等材料；
5.其它应归档的材料。
（二）补贴资金申请类。在办理农业机械购置补贴过程中，直接反映和证明农机购置补贴工作流程，以及机具重要信息的材料。
1.农业机械购置补贴资金申请表；
2.经销企业供货表；
3.农业机械购置补贴确认书；
4.购机者身份证（或组织机构代码证）复印件；
5.购机发票复印件；
6.牌证管理机具行驶证复印件；
7.“一卡通”账号或银行账号复印件；
8.需安装的设备或设施的验收报告；
9.其它应归档的材料。
（三）补贴资金管理类。补贴资金下达、结算等材料。
1.农业机械购置补贴资金分配方案；
2.补贴资金发放意见；
3.补贴资金发放明细表；
4.补贴资金发放汇总表；
5.其它应归档的材料。
（四）监督与投诉类。
1.组织开展农机购置补贴监督检查文件、监督检查过程产生的原始记录以及工作总结等材料；
2. 举报投诉受理、调查、处理等材料；
3. 其它应归档的材料 。
三、补贴档案收集和归档
各地应于每年12月底前，完成当年补贴档案的收集、整理和装订工作。档案材料应字迹工整、文字准确、图片清晰，签字盖章、日期填写等应完整齐备。电子档案要妥善保存，并做好备份。
补贴档案资料规格应当为国际标准的A４纸尺寸，小于A4纸的资料应粘贴在A４纸上，大于A４纸的资料应按A４纸折叠后粘贴。
补贴档案参照《归档文件整理规则》（DA/T22）要求进行整理。补贴申请类文件材料，一般以户为单位，“一户一件”进行整理后装订成册；投诉处理类文件材料，一般以“一案一件”进行整理。原则上，补贴资金申请类文件材料内容应与农业机械购置补贴信息辅助管理系统一致。如遇特殊情况，应作出说明。
四、补贴档案管理要求
各地要加强对补贴档案管理工作的组织领导，按照农业机械购置补贴政策要求，做好补贴档案各项管理工作；要设置专用档案室(库)，集中统一管理补贴档案；要安排专人负责档案管理工作，因业务移交或档案管理人员变动，应办理相关档案移交手续。
补贴档案保管期限为5年，补贴档案保管期满，需要销毁时，要由单位档案管理人员提出意见，经单位主要负责人审查批准后，建立销毁清册，进行销毁。补贴资金申请类档案参考样式见附件，其它类补贴档案参照《归档文件整理规则》进行整理归档。
对于2013、2014年度的农机购置补贴档案，请各地按照当年的实施方案，参照本通知要求，结合实际，查漏补缺，做好规范管理工作。
2015年8月25日
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