江西省安监局办公室关于印发江西省安监局 办公自动化系统运行管理暂行办法的通知

赣安监管（办）字〔2014〕107号

江西省安监局办公室关于印发江西省安监局

办公自动化系统运行管理暂行办法的通知

各设区市、省直管试点县（市）安监局，省局机关各处室、局属各单位：

《江西省安监局办公自动化系统运行管理暂行办法》已经省局同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

自2015年1月1日起（试用期3个月），省局将启用办公自动化系统（以下简称“OA系统”），非涉密公文的传阅、审批和办理都将在OA系统上进行，发往各设区市、省直管试点县（市）安监局的文件也将通过0A系统传输电子公文。在试用期内，各设区市、省直管试点县（市）安监局报送省局的公文可以通过OA系统上报电子公文或邮寄纸质公文，试用期满后，省局将不再接受纸质公文。

                                                          江西省安监局办公室

                                                            2014年12月26日

江西省安监局办公自动化系统

运行管理暂行办法

  第一章  总则

第一条  为切实保障省安监局办公自动化系统（以下简称OA系统）安全、稳定、高效、规范运行，根据党政机关工作公文处理有关规定，结合安监部门工作实际和OA系统的特点，制定本办法。

第二条  本办法适用于省局机关各处室、局属各单位及使用该系统上报和接收电子公文的各设区市、省直管试点县（市）安监局。

第三条  OA系统主要内容包括公文管理、文档管理、通知公告、安全生产简报、值班安排、个人日程管理等模块。OA系统中各栏目内容由省局相关处室、局属相关单位负责保障，省安全生产应急救援指挥中心(以下简称应急中心）负责发布。

第四条  本办法所称电子公文，是指经OA系统经处理后形成的具有规范格式的电子数据，其文种、格式、行文规则按照国家公文处理规定执行，电子公文与相同内容的纸质文件具有同等效力。本文所指OA系统用户，是指使用OA系统的各级安监部门干部职工。

第五条  OA系统为非涉密办公应用系统，各用户使用操作要严格遵守国家有关保密法律、法规，遵循“上网不涉密、涉密不上网”的原则，严禁涉密内容在OA系统中传输和发布。

                    第二章  基本原则

第六条  利用0A系统处理公文，其流转程序不变。在OA系统处理电子公文时，除涉密内容外，其他非涉密的各类文件，包括收发文、请示报告、呈批文件、公告通知等均应通过OA系统处理。

第七条  省局机关各处室和局属各单位的内部公文流转、发往各设区市、省直管试点县（市）安监局的文件（涉密文件除外），正文和附件均应为电子文件，且均由行文处室通过OA系统发送，不再寄送纸质文件。各设区市、省直管试点县（市）安监局应安排专人每日定期登陆系统，签收打印文件。

第八条  各设区市、省直管试点县（市）安监局上报省安监局的文件（涉密文件除外），均应为彩色扫描件且通过OA系统上报，省安监局原则上不再受理各设区市、省直管试点县（市）安监局上报的纸质文件。

第三章  系统运行规范

第九条  收文处理：OA系统中省安监局收文须由局办公室、纪检监察室、机关党委收发人员进行收文或退文登记。收到文件后，扫描上传至OA系统流转阅办，根据来文性质，传阅件传至相关领导、处室、单位，阅办件按规范流程进行呈阅交办。

第十条  发文处理：在OA系统中进行发文时，拟稿人选择相应的发文处理模版新建发文，导入正文，输入标题、附件名、公开形式、主送、抄报、抄送、打印份数等发文信息后在OA系统中流转阅办。如根据上级单位来文要求起草的发文可将上级文件添加到附件中。

第十一条  OA系统用户上班期间必须保持系统处于在线状态，以保障能够及时处理待办文件。对于紧急和重要公文，各公文处理节点的操作人员应及时提醒下一节点操作人员处理。

第十二条  公文在OA系统内办结后由局办机要人员制成纸质公文与电子公文一同归档，归档后档案管理按照有关规定执行。

第四章  电子印章的制作和使用

第十三条  电子印章的效力等同于实物印章，电子签名的效力等同于实物签名。

第十四条  省局机关相关处室应指定专人负责保管和使用电子印章。

第十五条  电子印章的使用人员应妥善保管电子印章存储介质（U-Key），并定期更换密码，严禁将电子印章存储介质（U-Key）或密码转交给其他无关人员使用。

第十六条  应急中心负责采集各部门实物印章，统一制作成电子印章并进行发放。

第十七条  电子印章应严格按照电子印章使用规范要求使用，电子印章如有变更、遗失或损坏时，应报省局办公室登记，经省局分管领导同意后，提交应急中心进行电子签章的制作和发放。

第五章  运行保障机制

第十八条  建立限时办结制。OA系统用户对一般公文处理采取即办即处，原则上单个公文中间处理环节累计不超过3个工作日。

第十九条  建立工作代理制度。OA系统用户如遇出差、请假等情况，须通过OA系统中工作代理的功能将公文委托给他人代行处理，保证本人不在岗的情况下也能够及时履行职责确保工作不延误，外出回来后应及时取消工作代理功能。

第二十条  建立系统维护制度。应急中心对系统运行状况进行全程监控，保障安全和规范稳定运行，不定期开展系统和网络清查，对系统进行持续完善优化，对系统应用进行跟踪服务，对公文流转过程中出现的异常情况及时妥善处理。

第二十一条  实现OA系统数据自动备份。应急中心负责对OA系统中运行的数据进行每日自动备份和每周离线备份，对OA程序进行自动备份，防止服务器发生意外丢失文件。

第六章  安全管理

第二十二条  OA系统初始密码统一设置为“111111”，各用户需自行更改为安全级别较高的密码并定期更换，如忘记密码请与应急中心联系。

第二十三条  联入系统的计算机，必须严格执行省安监局政务网络管理的有关规定，严格落实防范病毒各项措施，定期检查和维护计算机和网络，发现问题立即断网并向应急中心报告处理。OA系统用户要对通过系统的电子公文的保密性、正确性、完整性、安全性进行严格把关，防止涉密、带毒文档进入系统。

第七章  附则

第二十四条  凡违反本办法，有下列情形之一，按相关规定给予处分：

（一）将帐号和口令转交给其他无关人员使用，或有意泄露账号和口令给他人且造成严重后果的；

（二）遗失或者保管不善，被他人盗用账号和口令，不及时向本处室（单位）或省局办公室报告，且造成严重后果的；

（三）将涉密内容在OA系统中传输和发布的；

（四）恶意破坏OA系统的；

（五）其它造成恶劣影响的行为。

第二十五条  省局办公室负责对OA系统的综合协调、业务规范、指导管理，应急中心负责系统的技术保障和维护支持。

本办法由省局办公室负责解释，自2015年1月1日起执行。